Întrebați orice manager de operațiuni câte instrumente software utilizează echipa sa în mod regulat și veți obține un număr între șase și doisprezece. Întrebați câte dintre acele instrumente comunică între ele în mod fiabil și numărul scade brusc. Întrebați cât timp petrece echipa mutând date între ele și conversația devine stânjenitoare.

Epoca SaaS a dat companiilor acces la software-ul cel mai bun din categorie pentru fiecare funcție. Un CRM dedicat, un instrument dedicat de managementul proiectelor, un sistem HR dedicat, un pachet de contabilitate dedicat, un instrument dedicat de inventar — fiecare dintre acestea excelent la funcția sa specifică, fiecare dintre acestea o insulă. Nivelul de integrare care ar fi trebuit să le conecteze a devenit, pentru multe companii, o problemă de mentenanță cu normă întreagă.

Economia acestei situații este rar calculată cu sinceritate, deoarece costurile sunt distribuite pe mai multe linii de articole care nu sunt niciodată adunate laolaltă.

Costurile care apar în buget

Costurile vizibile ale utilizării mai multor instrumente de business sunt taxele de abonament. Pentru o companie care operează opt instrumente SaaS separate la nivelul de preț SMB, abonamentele anuale ar putea totaliza €30.000–€80.000, în funcție de numărul de utilizatori și nivelurile de subscripție. Acesta este numărul care este analizat la momentul bugetului și ocazional declanșează o conversație despre consolidare.

Este de obicei mai puțin de o treime din costul real.

Taxa de integrare

Din momentul în care o companie decide că două sisteme trebuie să partajeze date, suportă ceea ce ar putea fi numit o taxă de integrare — un cost continuu în timp de dezvoltatori, instrumente de integrare de la terți și atenție operațională care se compune atâta timp cât ambele sisteme coexistă.

Platformele de integrare (Zapier, Make, integrări API personalizate) nu sunt gratuite, dar costul licenței este partea mai mică. Costul real este povara mentenanței. De fiecare dată când oricare dintre sisteme își actualizează API-ul, schimbă un nume de câmp, depreciază un endpoint sau alterează modelul de autentificare, integrarea se rupe. Cineva trebuie să observe, să diagnosticheze și să o repare. Acea persoană nu este adesea un inginer — este managerul de operațiuni care a învățat destul de mult pentru a fi periculos, petrecând o după-amiază de vineri debug-uind un flux Zapier în loc să-și faca treaba de fapt.

O companie care operează opt instrumente deconectate nu are o singură integrare de menținut. Are potențial până la 28 de conexiuni perechi — fiecare dintre acestea fiind un mod de eșec separat, o povară de mentenanță separată și o sursă separată de inconsistență a datelor.

Orele de reconciliere pe care nimeni nu le numără

Când sistemele nu partajează date în timp real, cineva le reconciliază. Aceasta este atât de obișnuită în majoritatea companiilor încât a devenit invizibilă — ritualul luni dimineață al echipei de finanțe de a verifica dacă tranzacțiile închise din CRM se potrivesc cu facturile generate de sistemul de facturare, verificarea zilnică a echipei de operațiuni dacă nivelurile de stoc din sistemul depozitului se potrivesc cu ceea ce sistemul de achiziții crede că a fost recepționat.

Cercetarea McKinsey privind alocarea timpului lucrătorilor din cunoaștere constată în mod consistent că angajații petrec aproximativ 20% din săptămâna de lucru căutând informații sau reconciliind date între sisteme. Pentru o echipă de zece persoane, aceasta este două echivalente cu normă întreagă consumate nu de munca productivă, ci de cheltuielile generale ale menținerii unor sisteme deconectate aproximativ consistente.

Lucrurile insidioase cu privire la munca de reconciliere sunt că se scalează cu afacerea. Cu cât operațiunea este mai mare, cu atât mai multe tranzacții trec prin fiecare sistem, iar cu atât mai multe ore de reconciliere generate de nepotrivire. Este un cost care crește odată cu veniturile mai degrabă decât unul care devine mai ieftin pe măsură ce afacerea se scalează.

Decalajul deciziei

Sistemele fragmentate creează informații fragmentate, iar informațiile fragmentate creează decizii întârziate. Când răspunsul la o întrebare de business necesită asamblarea datelor din trei sisteme diferite, întrebarea fie așteaptă până când cineva are timp să facă asamblarea — ceea ce poate înseamna zile — fie primește un răspuns cu informații incomplete, ceea ce înseamnă că decizia este luată pe baza unei imagini parțiale.

Deciziile în care acest decalaj contează cel mai mult sunt de obicei decizii operaționale: deciziile de reaprovizionare a stocului care se iau fără datele actuale de viteză a vânzărilor, deoarece acestea locuiesc în CRM; deciziile de prețuri care se iau fără datele actuale de costuri, deoarece acestea locuiesc în sistemul de achiziții; deciziile de angajare care se iau fără datele actuale de utilizare a capacității, deoarece acestea locuiesc în instrumentul de managementul proiectelor.

Fiecare dintre acestea este o mică decizie suboptimă. Pe o afacere care ia sute de decizii operaționale pe lună, costul acumulat al deciziilor sistematic suboptimale este semnificativ — și aproape niciodată atribuit fragmentării tehnologice care a cauzat-o.

Multiplicatorul Onboarding

Fiecare nou angajat care se alătură unei companii care utilizează opt instrumente separate se confruntă cu opt experiențe separate de onboarding: opt seturi de acreditări de conectare de creat, opt interfețe de învățat, opt seturi de norme cu privire la unde ar trebui să locuiască datele și cum ar trebui să fie introduse. Timpul până la productivitate pentru o nouă angajare într-un mediu cu instrumente fragmentate este substanțial mai lung decât într-un mediu consolidat.

Acest cost este deosebit de semnificativ în companiile cu o rotație mai mare — în mediile de servicii pentru clienți, operații de depozit și producție alimentară, unde ratele de rotație anuală de 20–40% sunt comune, cheltuielile generale de onboarding ale unui mediu de instrumente complexe sunt un drenaj continuu mai degrabă decât un cost unic.

Problema foilor de calcul create în paralel

Cel mai fiabil indicator că instrumentele unei companii sunt prea fragmentate este proliferarea foilor de calcul create în paralel — fișierele Excel sau Google Sheets care există deoarece niciun sistem unic nu are toate datele de care o persoană are nevoie pentru a-și face treaba, deci construiesc un punct de asamblare personal din exporturi.

Foile de calcul create în paralel nu sunt doar un risc de calitate a datelor (devin vechi din momentul în care sunt create). Sunt un semn că sistemele oficiale au eșuat la funcția lor primară. Când un manager de vânzări menține un tracker Excel personal al pipelineului, deoarece CRM-ul nu le oferă vizualizarea de care au nevoie, CRM-ul nu le servește. Când un manager de depozit are o Google Sheet a nivelurilor de stoc, deoarece sistemul depozitului este prea lent pentru a interoga, sistemul nu îl servește.

Foile de calcul create în paralel sunt cum supraviețuiesc oamenii instrumentelor fragmentate. Nu sunt o soluție — sunt o soluție pe care o găsesc care are propriile sale costuri în eșecurile controlului versiunilor, datele vechi și cunoștințele instituționale care locuiesc într-un fișier pe laptopul unei persoane.

Suprafața de securitate

Opt instrumente separate înseamnă opt sisteme de autentificare separate, opt politici de control al accesului separate și opt poziții de securitate separate de menținut. Când un angajat pleacă din afacere, accesul acestuia trebuie revocat din opt locuri — și în practică, în afacerile fără IT dedicat, adesea nu este. Angajatul concediat care poate să se conecteze la CRM-ul vechi prin intermediul unui dispozitiv personal trei luni mai târziu este un scenariu comun, nu un caz marginal.

Fiecare sistem suplimentar reprezintă, de asemenea, un set de acreditări suplimentar care poate fi phishing-ed, un furnizor suplimentar ale cărui practici de manipulare a datelor trebuie să fie de încredere și o integrare suplimentară care creează o cale de date care nu poate fi auditată.

Ce costă de fapt consolidarea și ce economisește

Cazul împotriva consolidării este întotdeauna făcut pe aceleași motive: instrumentele cea mai bună din categorie sunt mai bune la funcția lor specifică decât o platformă generalistă, iar costurile de comutare sunt mari. Ambele puncte au merit, iar nici unul nu este decisiv.

Avantajul celui mai bun din categorie este real la extremele specializării — un depozit de date de întreprindere dedicat va depăși analiticienii platformei generalistului pentru o afacere care rulează agregări complexe cu mai multe surse la scară. Dar pentru marea majoritate a companiilor mid-market, avantajul funcțional al unui CRM dedicat peste un modul CRM bine construit este marginal, iar costul integrării menținerii instrumentului dedicat alături de cinci altele nu este.

Argumentul costului de comutare este, de asemenea, real și, de asemenea, exagerat. Proiectele de migrare au un cost fix; mentenanța integrării și cheltuielile generale de reconciliere au un cost continuu care crește. Întrebarea nu este dacă migrarea este scumpă — de obicei este — ci dacă costul continuu al rămânerii fragmentate depășește costul unic al consolidării. Pentru cea mai mare parte a companiilor deasupra unei anumite complexități operaționale, o face.

Un cadru pentru evaluare onestă

Înainte de următorul ciclu de buget, un exercițiu util este să calculați costul adevărat al stackului dumneavoastră actual de instrumente în mod onest:

Cea mai mare parte a companiilor care fac această calculă în mod onest constată că costul de abonament vizibil este 20–35% din total. Restul este distribuit pe categorii pe care nimeni nu le deține și pe care nimeni nu le optimizează, deoarece nu sunt linia de buget a nimănui.

O platformă. 80+ module. O conectare, un model de date, o factură.

Response365 înlocuiește stackul fragmentat — CRM, inventar, BI, achiziții, HR, conformitate și mai mult — cu o singură platformă care partajează o singură bază de date, un singur model de securitate și o singură sursă de adevăr în toate funcțiile. Fără integrări de menținut, fără reconciliere de făcut, fără foi de calcul create în paralel de gestionat.

Începeți gratuit Explorați platforma